MovarchDMS

Każda Organizacja posiada odmienną specyfikę swojego funkcjonowania, jednakże obsługa i korzystanie z dokumentów i informacji stanowi wyzwanie dla wszystkich. Zwiększenie wydajności i jakości obsługi Klienta, usprawnienie współpracy z Kontrahentami, obniżenie kosztów i integralność danych to główne, najczęstsze cele zarządzania dokumentację elektroniczną.

Dzisiejsza rzeczywistość charakteryzuje się zwiększającą się liczbą dokumentów, zarówno papierowych jak i elektronicznych, co wpływa na ciągłe wydłużanie się czasu, potrzebnego na wyszukanie istotnych dla nas dokumentów / informacji, zlokalizowanych w różnych miejscach. Praca z dokumentami z różnych źródeł tj. papierowymi, plikami word, excel, pdf czy załącznikami do maili znacząco wpływa na wydajność pracy, a często może prowadzić do błędnych decyzji, wynikających z braku dokładnej i aktualnej informacji. Dlatego w każdej Organizacji kluczowe jest bezpieczeństwo dokumentów, właściwy i efektywny dostęp do zawartej w nich informacji, gwarantowany przez systemy DMS, a realizowany poprzez audyt pracy i zmian w dokumentach.

Dokumenty w MovarchDMS są grupowane w cyfrowych Zbiorach, na podstawie zdefiniowanych przez Użytkownika kryteriów. Stosuje się do wszystkich dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia, typu czy też formatu w jakim zostały zapisane. W ramach każdego Zbioru zestaw kryteriów (atrybutów) jakimi są opisywane archiwizowane dokumenty, może być inny. I tak na przykład Zbiór przechowujący dokumenty pracownicze operować będzie atrybutami takimi jak: imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko, a Zbiór przechowujący Umowy stosować będzie: nazwa kontrahenta, przedmiot umowy, data jej zawarcia.

DLACZEGO MovarchDMS?

Intuicyjny i ergonomiczny

Dzięki zastosowaniu w projektowaniu i wytworzeniu systemu MovarchDMS najnowszych technologii i narzędzi informatycznych, efekt dla Użytkowników systemu jest doskonały: system jest przejrzysty i łatwy w obsłudze, a wszelkie poszukiwane dokumenty / informacje dostępne są w przeciągu kilku sekund.

Bezpieczeństwo i kontrola przechowywanych informacji

Hierarchiczna struktura uprawnień i restrykcji, logowanie przez system informacji na temat aktywności Użytkownika a także spełnienie przez MovarchDMS stosownych norm, gwarantują każdej Organizacji pełną kontrolę nad zgromadzoną wiedzą. To właściciel repozytorium decyduje kto i w jaki sposób może korzystać z dokumentu: czy tylko wyszukać i zapoznać się z jego treścią, czy też może pobrać lub wydrukować.

Wersjonowanie dokumentów

MovarchDMS umożliwia kontrolę i tworzenie nowych wersji dokumentów (np. umów, wszelkich zleceń czy też procedur i instrukcji). Nowe wersje składowane są z atrybutami dokumentu głównego, a numeracja wersji nadawana jest automatycznie przez System wraz z informacją kto i kiedy taką wersję utworzył.

Automatyczne powiązania między dokumentami

Ta niezwykle przydatna funkcjonalność umożliwia bezobsługowe tworzenie wirtualnych „teczek sprawy” poprzez logiczne powiązanie dokumentów zeskładowanych w różnych Zbiorach, poprzez wskazanie jednego lub kilku atrybutów dokumentów. Dzięki temu w intuicyjny sposób możemy powiązać ze sobą takie typy dokumentów jak: zamówienia i faktury, umowy i aneksy / załączniki do nich, czy całą dokumentację pracowniczą, dotyczącą konkretnych pracowników.

Zautomatyzowane zasilanie dokumentami i powiadomienia

Moduły funkcjonalne MovarchDMS dodatkowo wspierają pracę Użytkownika z Systemem poprzez możliwość automatycznego pobrania dokumentu ze wskazanej lokalizacji sieciowej (np. folderu sieciowego, gdzie zapisywane są obrazy skanowanych dokumentów) wraz z możliwością opisania dokumentu wartością czy to nazwy dokumentu czy też kodu kreskowego. Dodatkowo MovarchDMS może powiadamiać określonych użytkowników o ważnych zdarzeniach związanych z cyklem życia dokumentu (np. o kończącej się umowie, czy też konieczności skierowania pracownika na szkolenie BHP).

Integracja z systemami zewnętrznymi

Samo bezpieczne archiwizowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów to nie jedyna korzyść z użytkowania MovarchDMS. Dzięki zastosowanym technologiom nasz System umożliwia łatwą i niezawodną integrację repozytorium dokumentów z innymi systemami informatycznymi, już wykorzystywanymi przez Organizację. Dzięki temu możemy bezpośrednio z rejestru faktur systemu ERP podejrzeć obraz dokumentu zeskładowanego w MovarchDMS a korzystając z systemu CRM możemy mieć dostęp do całej dokumentacji (umów, ofert, korespondencji) Kontrahenta.

Wykorzystanie technologii OCR

System MovarchDMS w sposób niezwykle wydajny wspiera Użytkownika w najbardziej czasochłonnej czynności, tj. opisywaniu składowanych dokumentów atrybutami indeksowymi. Dzięki zastosowaniu technologii OCR składowany skan dokumentu jest rozpoznawany, a Użytkownik może opisać dokument rozpoznanym fragmentem tekstu.

Rodzina Movarch – narzędzia wspomagające :

MovarchBPM – zarządzanie procesami biznesowymi w powiązaniu z CRM wspomaga i ujednolica poprzez budowanie scenariuszy działania wspomagających sprzedaż

MovarchDMS – umożliwia powiązanie elektronicznych obrazów dokumentów związanych z klientem przechowywanych w systemie DMS. Takie podejście umożliwia łatwe przeglądanie wszelkich dokumentów historycznych powstałych w kontaktach z klientem

MovarchCC – aplikacja zarządzająca pracą Agentów Call Center oraz realizowanymi przez nich połączeniami telefonicznymi oraz połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi.