Zarządzanie rosnącą ilością dokumentów oraz oczekiwania szybkiego i efektywnego wyszukiwania zawartych w nich informacji stawiają coraz to wyższe oczekiwania przed systemami EMC. DocuWare jako jeden z czołowych producentów systemów zarządzających dokumentami wychodzi naprzeciw oczekiwaniom oferując kompleksową platformę zarządzania dokumentami.

DocuWare umożliwia automatycznie katalogowane dokumentów na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika kryteriów bez względu na ich źródło i format. Oznacza to, że dokumenty papierowe i elektroniczne, takie jak korespondencja, raporty, wiadomości e-mail, pliki CAD, wydruki i wiele innych, można archiwizować, udostępniać oraz zarządzać w prosty i bezpieczny sposób ze scentralizowanego zbioru dokumentów.

DocuWare spełnia wszystkie wymagania dotyczące integracji z istniejącą infrastrukturą IT i zabezpieczeniami, dzięki czemu doskonale uzupełnia wykorzystywane wewnętrznie systemy. Dodatkowe funkcje zarządzania archiwami sprawiają, że dostęp do dokumentów jest bezpieczny, kontrolowany i ciągle rejestrowany. Dzięki usprawnionym funkcjom obiegu dokumentów, dostępowi przez przeglądarkę oraz uniwersalnym funkcjom integracji, DocuWare dostarcza wszystkie narzędzia potrzebne do wydajnego zarządzania treścią w przedsiębiorstwie. Zaawansowani użytkownicy docenią bogatą funkcjonalność, łatwą administrację i obsługę systemu.

Funkcjonalności DocuWare:

• Import dokumentów – jako platforma DocuWare daje wiele możliwości ręcznego lub automatycznego importowania dokumentów do archiwum.
• Zorganizowane i bezpieczne przechowywanie – dokumenty w DocuWare są grupowane, bez względu na ich pochodzenie, w centralnym zbiorze dokumentów, czyli w kartotekach, na podstawie zdefiniowanych przez użytkownika standardowych kryteriów.
• Zarządzanie archiwum: Kontrola przechowywania i dostępu – DocuWare wyposażony jest w mechanizmy zabezpieczeń, które służą do wewnętrznej kontroli i spełniają wymagania audytu.
• Wyszukiwanie dokumentów – użyteczność systemu zarządzania dokumentami zależy głównie od szybkości odnajdywania potrzebnych informacji. DocuWare jest pod tym względem prosty i wygodny w obsłudze jednocześnie bardzo wydajny jeśli chodzi o szybkość i efekty wyszukiwania.
• Edycja dokumentów – DocuWare oferuje bogate opcje edycji służące do pracy z regularnie edytowanymi i aktualizowanymi dokumentami.
• Obieg dokumentów – DocuWare pomaga zautomatyzować procesy związane z obiegiem dokumentów. Zapewnia on, że dokumenty zawsze trafiają do odpowiedniej osoby, a zintegrowane zastosowanie stempli i opcjonalne listy zadań sprawiają, że konfigurowanie procesów jest bardzo proste.
• Praca zdalna i użytkownicy mobilni – Jedną z głównych zalet systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w DocuWare jest możliwość dostępu do dokumentów przez Internet niezależnie od lokalizacji.
• Zarządzanie dokumentami na całym świecie – DocuWare Web Client zapewnia dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie, w każdej chwili przy użyciu zwykłej przeglądarki internetowej.

Dokumenty do pobrania :

Opis produktu

Zintegrowane zarządzanie dokumentami

eTeczkaHR – jest to moduł, który odpowiada za prowadzenie teczek pracowników w Organizacji. Dzięki niemu możliwy jest zdalny wgląd do dokumentacji pracowniczej. eTeczka wspomaga także zarządzanie informacjami o kompetencjach i umiejętnościach pracowników, a także gromadzi informacje o zbliżającym się końcu terminów posiadanych certyfikatów, badań lekarskich i uprawnień. Moduł ten współpracuje z systemem MovarchDMS. Tradycyjne dokumenty papierowe są digitalizowane, archiwizowane, a następnie udostępniane w elektronicznym repozytorium MovarchDMS.

Moduł eTeczkaHR umożliwia:

• szybko odnaleźć, zapoznać się, pobrać lub wydrukować poszukiwany dokument dla dowolnie wybranego pracownika. Dzięki temu rozwiązaniu, każda uprawniona osoba ma możliwość łatwego i szybkiego wglądu do poszukiwanych informacji o danym pracowniku,
• zarządzać kompletnością dokumentacji oraz ważnymi terminami np. badań lekarskich, szkoleń BHP czy certyfikatów,
• budować bazę wiedzy o kompetencjach pracowników, poprzez gromadzenie informacji o posiadanych certyfikatach, umiejętnościach, referencjach itp.,
• poprawić komunikację i pracę grupowa wewnątrz Organizacji, dzięki łatwo dostępnej wiedzy na temat posiadanych kompetencji przez poszczególnych członków zespołu,

eTeczkaHR pozwala również na elastyczną rozbudowę o funkcjonalności wymagane przez Klienta w tym m.in.:

• tworzenie siatki silnych i słabych stron pracowników, dzięki temu można celnie dopasowywać programy szkoleniowe do oczekiwań i predyspozycji zespołu,
• wsparcie przy przeprowadzaniu analiz i badań HR np. ocena 360 stopni,
• integracja z obecnie posiadanymi w Organizacji systemami HR.

eZasoby to kompleksowe rozwiązanie dla instytucji nauki i kultury, które digitalizują własne zasoby i chcą udostępniać je szerokiemu gronu odbiorców w sieci Internet. Proponowane rozwiązanie składa się z:

• Dedykowanego portalu WWW, umożliwiającego zaawansowane wyszukiwanie i ciekawą prezentację interesujących nas zasobów nauki i kultury, wraz z opisem danego eksponatu / dzieła / pracy naukowej. Portal umożliwia dostęp do zdigitalizowanych zasobów, z każdego miejsca, niezależnie od rodzaju przeglądarki, a także rodzaju urządzenia, z którego korzystamy (zarówno klasyczne komputery, jak i urządzania mobilne).
• Repozytorium zdigitalizowanych zasobów, które pozwala bezpiecznie przechowywać cyfrowe zbiory i sprawnie zarządzać ich udostępnianiem. Repozytorium cechuje brak ograniczeń co do ilości, formatu i wielkości składowanych eksponatów, przy jednoczesnym zapewnieniu sprawnego działania. Możliwe jest archiwizowanie dokumentów, obrazów, książek, starodruków oraz eksponatów, również w formacie 3D.

eZasoby to projekt skierowany do różnego typu instytucji nauki i kultury, jak np.:

• Muzea
• Instytucje naukowe
• Uczelnie
• Biblioteki
• Wydawnictwa
• Inne

które chciałyby udostępnić swoje zbiory w formie cyfrowej szerokiemu gronu odbiorców, zarówno instytucjonalnej, jak i osobom prywatny. Projekt idealnie wpisujący się w możliwość pozyskania środków finansowych w ramach programów unijnych.

Każda Organizacja posiada odmienną specyfikę swojego funkcjonowania, jednakże obsługa i korzystanie z dokumentów i informacji stanowi wyzwanie dla wszystkich. Zwiększenie wydajności i jakości obsługi Klienta, usprawnienie współpracy z Kontrahentami, obniżenie kosztów i integralność danych to główne, najczęstsze cele zarządzania dokumentację elektroniczną.

Dzisiejsza rzeczywistość charakteryzuje się zwiększającą się liczbą dokumentów, zarówno papierowych jak i elektronicznych, co wpływa na ciągłe wydłużanie się czasu, potrzebnego na wyszukanie istotnych dla nas dokumentów / informacji, zlokalizowanych w różnych miejscach. Praca z dokumentami z różnych źródeł tj. papierowymi, plikami word, excel, pdf czy załącznikami do maili znacząco wpływa na wydajność pracy, a często może prowadzić do błędnych decyzji, wynikających z braku dokładnej i aktualnej informacji. Dlatego w każdej Organizacji kluczowe jest bezpieczeństwo dokumentów, właściwy i efektywny dostęp do zawartej w nich informacji, gwarantowany przez systemy DMS, a realizowany poprzez audyt pracy i zmian w dokumentach.

Dokumenty w MovarchDMS są grupowane w cyfrowych Zbiorach, na podstawie zdefiniowanych przez Użytkownika kryteriów. Stosuje się do wszystkich dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia, typu czy też formatu w jakim zostały zapisane. W ramach każdego Zbioru zestaw kryteriów (atrybutów) jakimi są opisywane archiwizowane dokumenty, może być inny. I tak na przykład Zbiór przechowujący dokumenty pracownicze operować będzie atrybutami takimi jak: imię i nazwisko pracownika, jego stanowisko, a Zbiór przechowujący Umowy stosować będzie: nazwa kontrahenta, przedmiot umowy, data jej zawarcia.

DLACZEGO MovarchDMS?

Intuicyjny i ergonomiczny

Dzięki zastosowaniu w projektowaniu i wytworzeniu systemu MovarchDMS najnowszych technologii i narzędzi informatycznych, efekt dla Użytkowników systemu jest doskonały: system jest przejrzysty i łatwy w obsłudze, a wszelkie poszukiwane dokumenty / informacje dostępne są w przeciągu kilku sekund.

Bezpieczeństwo i kontrola przechowywanych informacji

Hierarchiczna struktura uprawnień i restrykcji, logowanie przez system informacji na temat aktywności Użytkownika a także spełnienie przez MovarchDMS stosownych norm, gwarantują każdej Organizacji pełną kontrolę nad zgromadzoną wiedzą. To właściciel repozytorium decyduje kto i w jaki sposób może korzystać z dokumentu: czy tylko wyszukać i zapoznać się z jego treścią, czy też może pobrać lub wydrukować.

Wersjonowanie dokumentów

MovarchDMS umożliwia kontrolę i tworzenie nowych wersji dokumentów (np. umów, wszelkich zleceń czy też procedur i instrukcji). Nowe wersje składowane są z atrybutami dokumentu głównego, a numeracja wersji nadawana jest automatycznie przez System wraz z informacją kto i kiedy taką wersję utworzył.

Automatyczne powiązania między dokumentami

Ta niezwykle przydatna funkcjonalność umożliwia bezobsługowe tworzenie wirtualnych „teczek sprawy” poprzez logiczne powiązanie dokumentów zeskładowanych w różnych Zbiorach, poprzez wskazanie jednego lub kilku atrybutów dokumentów. Dzięki temu w intuicyjny sposób możemy powiązać ze sobą takie typy dokumentów jak: zamówienia i faktury, umowy i aneksy / załączniki do nich, czy całą dokumentację pracowniczą, dotyczącą konkretnych pracowników.

Zautomatyzowane zasilanie dokumentami i powiadomienia

Moduły funkcjonalne MovarchDMS dodatkowo wspierają pracę Użytkownika z Systemem poprzez możliwość automatycznego pobrania dokumentu ze wskazanej lokalizacji sieciowej (np. folderu sieciowego, gdzie zapisywane są obrazy skanowanych dokumentów) wraz z możliwością opisania dokumentu wartością czy to nazwy dokumentu czy też kodu kreskowego. Dodatkowo MovarchDMS może powiadamiać określonych użytkowników o ważnych zdarzeniach związanych z cyklem życia dokumentu (np. o kończącej się umowie, czy też konieczności skierowania pracownika na szkolenie BHP).

Integracja z systemami zewnętrznymi

Samo bezpieczne archiwizowanie, przechowywanie i wyszukiwanie dokumentów to nie jedyna korzyść z użytkowania MovarchDMS. Dzięki zastosowanym technologiom nasz System umożliwia łatwą i niezawodną integrację repozytorium dokumentów z innymi systemami informatycznymi, już wykorzystywanymi przez Organizację. Dzięki temu możemy bezpośrednio z rejestru faktur systemu ERP podejrzeć obraz dokumentu zeskładowanego w MovarchDMS a korzystając z systemu CRM możemy mieć dostęp do całej dokumentacji (umów, ofert, korespondencji) Kontrahenta.

Wykorzystanie technologii OCR

System MovarchDMS w sposób niezwykle wydajny wspiera Użytkownika w najbardziej czasochłonnej czynności, tj. opisywaniu składowanych dokumentów atrybutami indeksowymi. Dzięki zastosowaniu technologii OCR składowany skan dokumentu jest rozpoznawany, a Użytkownik może opisać dokument rozpoznanym fragmentem tekstu.

Rodzina Movarch – narzędzia wspomagające :

MovarchBPM – zarządzanie procesami biznesowymi w powiązaniu z CRM wspomaga i ujednolica poprzez budowanie scenariuszy działania wspomagających sprzedaż

MovarchDMS – umożliwia powiązanie elektronicznych obrazów dokumentów związanych z klientem przechowywanych w systemie DMS. Takie podejście umożliwia łatwe przeglądanie wszelkich dokumentów historycznych powstałych w kontaktach z klientem

MovarchCC – aplikacja zarządzająca pracą Agentów Call Center oraz realizowanymi przez nich połączeniami telefonicznymi oraz połączeniami przychodzącymi i wychodzącymi.